Sorular Cevaplar

KBS-TKYS'de Kayıt Düzeltme Var Mı?

SORU: KBS Taşınır Yönetim Sistemine envanter girişi yaptım. yaptığım kontrolde bir taşınırın kodunu yanlış girdiğimi fark ettim. Sistemde kayıt düzeltme bölümünü bulamadım. Bu hatayı nasıl düzeltmem gerekiyor?

CEVAP: Taşınır Mal Yönetmeliği ilk yayımlandığında "kayıt düzeltme" ile ilgili bir hüküm bulunmamakta idi. Oysa ki yapılan işlemlerde herzaman için hata yapılma olasılığı bulunmaktadır. Ve bu doğal bir durumdur. Yapılan hatanın bir şekilde düzeltilmesi gerekir.  Bu durum "Adım Adım Taşınır Mal Yönetmeliği" isimli kitabımızın 2012 baskısının 98'inci sayfasında "Kayıt Düzeltme" başlığı ile şu şekilde belirtilmişti; "Muhasebe kayıt ve tekniğine göre muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilmelidir. Taşınır Mal Yönetmeliğinde “kayıt düzeltme” işlemine yer verilmemiş olmasına rağmen, yapılan hatalı kayıtlar yukarıdaki kural göre düzeltilir. Düzeltme işlemi için harcama yetkilisinden onay alınmalıdır. Yapılan düzeltme işlemi Yönetmeliğin 30‟uncu maddesine göre muhasebe birimine bildirilir."

Taşınır Mal Yönetmeliğinde 2012 yılının sonunda yapılan değişiklik ile bu eksiklik bizim kitabımızda belirttiğimiz şekilde giderilmiş ve "Kayıt Hatalarının Düzeltilmesi" başlıklı Ek Madde eklenmiştir. Madde metninde "(1)Taşınırın kodunda, birim maliyet bedelinde veya miktarında hata yapılması durumunda, harcama yetkilisinin onayı üzerine düzenlenecek yeni Taşınır İşlem Fişiyle hatalı kaydın çıkış işlemi yapılır. Daha sonra düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle de doğru verinin girişi yapılmak suretiyle hata düzeltilir. Muhasebe kayıtlarını etkileyen düzeltmelere ilişkin Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshası muhasebe birimine gönderilir.
(2) Mahsup dönemi sonuna kadar tespit edilen kayıt hataları, ilgili olduğu yılın hesaplarına; daha sonra tespit edilen kayıt hataları ise cari yıl hesaplarına mâledilerek düzeltilir." hükmüne yer verilmiştir.
 
Buna göre; taşınırın kodunda, birim maliyet bedelinde veya miktarında hata yapılması durumunda, harcama yetkilisinin onayı üzerine düzenlenecek yeni Taşınır İşlem Fişiyle hatalı kaydın çıkış işlemi yapılacak ve daha sonra düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle de doğru verinin girişi yapılmak suretiyle hata düzeltilecektir. yapılan düzeltme işlemi ikinci düzelde muhasebe kayıtlarını etkilemişse düzeltmelere ilişkin Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshası muhasebe birimine gönderilecek ve böylece muhasebe kayıtları ile denklik sağlanacaktır.
 
Yönetmeliğe 2012 yılı sonunda böyle bir madde eklenerek mevzuat eksikliği giderilmiş olmasına ve 6 ay gibi bir süre geçmesine rağmen, KBS-TKYS'de şu ana kadar "Kayıt Düzeltme" ile ilgili bir bölüm bulunmamaktadır. Yani KBS-Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde yapılan hatalı kayıtların düzeltme işlemleri yapılamamaktadır. Siz sistemde olmayan bir yeri aradığınız için bulamamış olmanız da normaldir.
 
Konuyu daha önce de "KBS'de Kayıt Düzeltme Nasıl Yapılacak?" başlığı ile gündeme getirmiştik. Bizlerde sizler gibi bu ve benzeri eksik ve hataların düzeltilmesini bekliyoruz.
 
AATMY Her Hakkı Saklıdır!